Como a automação de processos impacta no sucesso da empresa?

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O segredo das empresas de sucesso está na eficiência operacional.

Quando a operação é bem estruturada, os gestores conseguem visualizar a organização como se ela fosse um organismo completo, entendendo como cada ação realizada impacta no todo.

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Por trás de tudo isso há outro ingrediente secreto: a automação de processos. A automação de processos se refere à racionalização, à otimização e à modernização das atividades que impulsionam a empresa para o sucesso.

Isso ocorre pela substituição de algumas tarefas manuais por outras automatizadas, reduzindo custos por meio da interligação dos programas e da redução de retrabalho.

 

O que é automação de processos?

Imagine que você seja o dono de uma lanchonete que serve cachorro-quente. A cada semana, você vai ao supermercado e adquire os ingredientes necessários para produzir e comercializar 100 lanches. Você sabe como montar cada cachorro-quente, porém, adoeceu e precisou contar com o auxílio de um amigo.

O seu funcionário, apesar de ser prestativo, não sabe que quantidade de cada ingrediente colocar no cachorro-quente. Por esse motivo, alguns lanches saem com uma salsicha e outros com duas; uns com mais molho e outros com menos. Independentemente da quantidade de ingredientes, o preço do cachorro-quente continua o mesmo.

Antes do fim da semana, alguns ingredientes já estavam em falta. Isso o levou a ir ao supermercado antes do comum e a gastar mais dinheiro.

Por trás dessa situação, encontramos a ausência ou a má organização dos processos.

Caso ele tivesse estabelecido um padrão para a produção de cada lanche, os ingredientes não teriam acabado.

Leve esse contexto para dentro da sua empresa. Processos são caracterizados por sequências de tarefas ordenadas e organizadas — os profissionais, com o auxílio de recursos e ferramentas, as executam com a finalidade de atingir o objetivo da organização.

Isso significa que há uma relação entre eles e a eficiência operacional do negócio.

Como todo empresário deseja tornar o próprio negócio mais rentável, confiável e respeitado por clientes, pelos fornecedores e pelo mercado, existe a necessidade de otimizar os processos existentes na empresa. Isso se dá com o auxílio da inovação, que vem manifestada pela automação proporcionada por ferramentas tecnológicas.

A automação de processos é uma técnica de gestão de processos empresariais que consiste em usar a integração de sistemas de dados para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho, tornando possível o monitoramento em tempo real e a substituição de algumas atividades manuais por automatizadas.

Como funciona a automação de processos?

A automação de processos em uma empresa começa por meio da análise de todas as atividades realizadas. Elas são listadas e analisadas com o objetivo de encontrar o momento em que elas se tornam morosas, ineficazes ou custosas demais. Após identificar essas falhas, o gestor deve buscar meios para tornar as tarefas mais eficientes.

Esse processo começa pelas atividades mais simples. No setor financeiro, por exemplo, o registro e o armazenamento das contas a pagar e receber pode ser feito diretamente em um sistema — em vez de depender de uma planilha ou caderno.

Quando o profissional coloca os dados no software, os mesmos ficarão disponíveis para outros funcionários do departamento. Se o gestor financeiro precisar de um relatório, basta extrair as informações do sistema.

O profissional que levava o dia todo para registrar todo o fluxo de caixa da empresa — e que ainda precisava elaborar os relatórios — terá tempo para se dedicar a outras atividades. Essa recolocação pode direcionar o colaborador para uma função mais analítica, de acordo com as necessidades estratégicas da companhia.

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Por que a automação de processos é importante?

A automação de processos proporciona às empresas ganhos significativos de produtividade.

Ela reduz o tempo de execução das atividades por meio da padronização da forma como elas são realizadas. Setores como distribuição, estoquefinanceiro, logística, relacionamento com o cliente e vendas necessitam dessa eficiência operacional.

Os benefícios da automação de processos possibilitam a descentralização de funções.

Na ausência do profissional responsável por determinada tarefa, outro consegue dar continuidade a partir do ponto em que ela foi parada. A automação de processos também fornece informações mais precisas tanto para os colaboradores quanto para os chefes.

Vale ressaltar que nem todas as informações que são colocadas no sistema ficam disponíveis para todos os colaboradores. Você pode estabelecer níveis de acesso e, dessa forma, garantir que alguns dados permaneçam restritos aos funcionários que têm autorização. Isso ajuda a garantir o controle operacional.

Destacamos, como benefício da automação de processos, a redução dos custos com treinamentos. Os processos, quando são automatizados, passam a ser realizados em passos que precisam ser seguidos. Torna-se mais fácil explicá-los. O cruzamento de dados e a geração de relatórios também se tornam mais ágeis.

Processos automatizados também são rastreáveis, ou seja, é possível identificar em qual estágio está qualquer uma das tarefas registradas no sistema. As etapas das tarefas, por exemplo, podem ser definidas, configuradas e padronizadas para que não haja erros e consequente retrabalho.

A automação de processos ainda tem outros benefícios. Ela facilita a união dos bancos de dados de todos os setores da empresa, criando um sistema de informação comum — facilitando o cruzamento das informações para tomadas de decisão mais rápidas e precisas.

As constantes falhas de comunicação entre os departamentos são reduzidas e há um aumento na velocidade do processamento de dados. Como resultado, a automação de processos promove a eficiência operacional.

No contexto atual, trata-se do requisito necessário para que a empresa consiga sobreviver ao mercado, que está cada vez mais competitivo, exigente e agressivo. Ao automatizar processos, você notará que os benefícios se estenderão de ponta a ponta na empresa.

A equipe de trabalho será a primeira a notar a diferença, porém, os clientes, parceiros e fornecedores perceberão o ganho em eficiência promovido na organização. É dessa maneira que a automação de processos impacta positivamente no sucesso do negócio.

 

Fonte: Uppetools

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