Como capacitar minha equipe para usar um software de gestão?

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Se você está lendo este artigo, então provavelmente escolheu instalar um bom software de gestão.

Assim que o sistema for implementado, a próxima grande tarefa será treinar sua equipe para utilizá-lo.

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Afinal, colaboradores não capacitados tendem a cometer erros que podem trazer grandes prejuízos.

O treinamento é um passo muito importante na implementação do software. Para aproveitar todos os recursos disponíveis, seus funcionários deverão ter noções adequadas sobre como trabalhar com ele, pois quando não há familiaridade, seu potencial permanece subutilizado.

Uma vez que, atualmente, investir nessa solução é fundamental para garantir o sucesso da gestão empresarial, o que não falta são razões suficientes para você priorizar os esforços de capacitação.

Pensando nisso, ao longo deste artigo vamos apresentar algumas dicas para assegurar o êxito dessa tarefa tão importante para o seu negócio. Boa leitura!

Treine pequenos grupos durante o expediente

É sempre uma boa ideia treinar pessoas em grupos menores. Uma série de empresas detém uma única oficina para dezenas ou mesmo centenas de funcionários ao mesmo tempo. Entretanto, em termos ideais, o número de “estudantes” não deve exceder o limite de 15.

Ainda que custe um pouco mais e demore mais tempo para as sessões de treinamento, certifique-se de dividir seus colaboradores em grupos reduzidos, de preferência com base em seus departamentos. Quanto menor o grupo, mais eficiente será a dinâmica da capacitação.

Muitas empresas negligenciam o benefício de preparar a equipe durante o expediente. Os funcionários são frequentemente convidados a permanecer após o horário comercial para as sessões de treinamento. Isso não só drena a energia da equipe, como também aumenta os índices de distração.

Sejamos honestos: aprender a usar um software de gestão não é tão divertido quanto assistir a um filme, discutir as últimas tendências da moda ou o resultado da rodada de fim de semana do campeonato de futebol. É um tópico que pode ser árido e complexo, mas que, no entanto, precisa ser dominado pelos membros do time.

Sendo assim, é altamente recomendável que a equipe seja capacitada durante o horário de expediente para incutir um senso de dever e seriedade em relação ao software de gestão.

Ofereça treinamentos baseados em diferentes funções e dispositivos

Um software de gestão é um programa abrangente e elaborado. Seus diferentes módulos vão desde o suporte ao cliente até a análise e envio de dados. Porém, nem todos os colaboradores precisam aprender tudo a respeito de suas diferentes funcionalidades.

É por isso que envolver sua equipe em treinamentos baseados em funções contribui para evitar o desperdício desnecessário de tempo e recursos. Afinal, não há sentido em ensinar um analista de dados a entrar em contato com os leads, por exemplo.

Certifique-se, então, de que cada departamento apreenda o que é relevante para exercer suas respectivas funções.

Já não usamos apenas nossos desktops e notebooks, não é mesmo? Contamos com uma série de dispositivos, incluindo tablets, smartphones e híbridos. Como o sistema de gestão será visualizado em cada um deles? O software possui funcionalidades diferentes em um dispositivo iOS e em um Android?

À medida que avançamos mais rápido para o BYOD (sigla inglesa para “traga o próprio dispositivo”, tendência que oferece aos funcionários essa possibilidade para acessar dados e informações da organização), é preciso garantir que o treinamento seja adaptado aos dispositivos móveis.


Capacite quem não vai usar o software de gestão cotidianamente

É bastante comum que as empresas limitem o treinamento àqueles que realmente usarão o software de gestão. O problema dessa abordagem é que, quando algo dá errado, os funcionários que não foram capacitados nunca podem ajudar.

Se você não tem como investir tempo e dinheiro para treinar todos os colaboradores, ao menos garanta que os envolvidos no dia a dia da empresa conheçam os conceitos básicos do sistema.


Conte com um consultor e empregue os recursos dos fornecedores

Se você estiver enfrentando dificuldades em escolher os melhores métodos para capacitar a sua equipe, recorrer à ajuda externa pode ser extremamente útil. Os consultores sabem como treinar usuários porque, além de se profissionalizarem nisso, muitos ajudaram a projetar o software.

Ao buscar um consultor, uma boa ideia é falar com o seu fornecedor sobre a possibilidade de acessar suporte contínuo para treinamento. Procure suas recomendações e siga-as judiciosamente.

Todos sabem que apenas uma parte do que é ensinado geralmente é mantido por uma pessoa comum. E a maioria das equipes tende a ser formada por aprendizes médios. Com isso em mente, não espere que seu grupo compreenda e se lembre, por conta própria, de todos os aspectos críticos de um software de gestão.

Nesse contexto, é crucial procurar a assistência de seus fornecedores e até mesmo levá-los a treinar seus funcionários. Isso ajuda você a evitar custos desnecessários associados à capacitação in-house.


Monitore o progresso continuamente e recompense seus funcionários

O progresso de aprendizagem da equipe e a forma como o software de gestão está beneficiando sua empresa devem ser avaliados de forma contínua. Não se dê o luxo de desistir da capacitação após terminar todos os módulos.

Ao monitorar continuamente o progresso, você pode até mesmo solicitar personalizações e mudanças dentro do sistema, contatando seu fornecedor.

Para tanto, é fundamental a compreensão de que o sucesso do programa é fruto de um esforço permanente e que deve ser feito em sincronia com equipe, treinadores, vendedores e usuários.

No mundo empresarial, já está bem estabelecido que os funcionários melhoram seu desempenho quando são recompensados ​​e devidamente treinados. Esses fatores ajudam a manter a motivação.

Quando se trata de implementar um software de gestão, seus colaboradores sempre devem receber recompensas ou incentivos, desde os dias de treinamento até o uso bem-sucedido do sistema no trabalho diário.

Embora a despesa adicional em recompensas e incentivos possa parecer dispensável à primeira vista, a implementação ideal do software de gestão depende exatamente dos níveis de engajamento da equipe. No fim das contas, a empresa e todos os envolvidos se beneficiarão amplamente.

 

Fonte: Uppertools

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